Gérer sa trésorerie est un exercice d’équilibriste permanent entre les encaissements issus de l'activité commerciale et les décaissements nécessaires au fonctionnement. L'encours client représente l'un des leviers majeurs de cette équation : sa bonne gestion préserve votre trésorerie, limite le risque d’impayé et révèle votre réelle capacité d'investissement.
Qu’est-ce que l’encours client ?
L'encours client désigne le montant total des factures émises par une entreprise à ses clients mais pas encore payées à un instant donné. Il est constitué de trois composantes :
- Les factures échues, qui correspondent aux sommes dont la date limite de règlement est dépassée. Une action de recouvrement est ici essentielle pour prévenir le risque d'impayé.
- Les factures non échues, regroupant les créances dont l'échéance n'est pas encore atteinte. Bien que le paiement ne soit pas en retard, ces sommes immobilisent de la trésorerie et il peut être utile de mener un encouragement préventif de règlement.
- Les factures à émettre, qui concernent les prestations réalisées ou les marchandises livrées, mais pas encore facturées.
Comment bien calculer son encours client ?
La formule de calcul de l’encours client est la suivante :
Encours client = (Factures échues + Factures non échues + Factures à émettre) - (Avances + Acomptes perçus)
Dans le bilan comptable, l'encours client figure à l'actif circulant, sous la rubrique « clients et comptes rattachés ». Cette position reflète sa nature d'actif à court terme destiné à se transformer rapidement en liquidités.
Si le pilotage financier pourra être affiné en fonction des encours constatés, il convient en premier lieu de distinguer l’encours brut de l’encours net, et de déterminer l’encours moyen permettant de suivre l’évolution dans le temps.
- Le calcul de l'encours brut consiste à additionner toutes les factures impayées à une date donnée, selon la formule présentée précédemment. Ce montant brut fournit une vision globale du poste client.
- L'encours net s'obtient en retranchant de l'encours brut les provisions pour créances douteuses déjà constituées. L'encours net reflète ainsi la valeur réellement attendue des encaissements futurs.
Pour suivre l'évolution dans le temps, le calcul de l'encours client moyen sur une période déterminée s'avère pertinent, dont voici un exemple :
- Chiffre d'affaires annuel : 1 200 000 €
- Délai moyen de règlement : 45 jours
- CA quotidien : 1 200 000 / 365 = 3 288 €
Encours moyen : 3 288 × 45 = 147 960 €
Surveiller son encours client, grâce aux outils financiers
La balance âgée
Pour gérer efficacement votre encours client, la balance âgée est l'instrument principal, qui présente pour chaque client le montant des créances ventilé par ancienneté :
- Non échu,
- 1 à 30 jours de retard,
- 31 à 60 jours,
- 61 à 90 jours,
- Plus de 90 jours.
Cette segmentation permet d'identifier rapidement les situations problématiques qui pérennisent l’encours client à un niveau non souhaitable. Les actions de recouvrement prioriseront ces comptes et pour les mener à bien, le recours à un professionnel du recouvrement est conseillé.
Les tableaux de gestion
Il est ensuite important d’intégrer l’encours client au sein des tableaux de bord financiers, idéalement actualisés en temps réel ou a minima hebdomadairement. Ces tableaux pourront présenter :
- L'évolution de l'encours global ;
- Le plafond d’encours par client, selon sa solvabilité, ainsi que son historique commercial et de paiement ;
- Sa répartition par commercial au besoin.
Les logiciels de gestion intégrés (ERP)
Pour faciliter le suivi et remonter les bonnes alertes en temps utile, ces outils offrent des fonctionnalités automatisées, capables de souligner les dépassements des plafonds d’encours et d’actualiser instantanément l’encours client à chaque encaissement, grâce au rapprochement bancaire. Il est même possible de bénéficier des services d’un véritable assistant digital de gestion du risque crédit, avec la plateforme Alyx développée par Coface.
Un pilotage financier sur mesure, guidé par l’encours client
La mise en place d'une analyse par client permet d'affiner le pilotage financier et de négocier ou renégocier le cas échéant les conditions de règlement. Généralement, certains clients représentent une part significative de l'encours et méritent une attention particulière, quand d'autres font état de retards récurrents appelant à un traitement spécifique.
Les bonnes pratiques pour gérer son encours client
Une gestion rigoureuse de l'encours client repose sur l'adoption de pratiques préventives et de mécanismes de suivi réguliers. Plusieurs bonnes pratiques permettent de maintenir l'encours à un niveau maîtrisé et de préserver la trésorerie:
- La définition de plafonds d'encours par client, établis en fonction de leur solvabilité et de leur historique de paiement. Ce garde-fou essentiel limite les risques de surexposition.
- Le suivi des soldes clients à partir de la balance âgée, permettant d'identifier en temps réel les dérives potentielles et de prioriser les actions de recouvrement.
- La mise en place d'alertes automatisées au sein du système comptable, pour anticiper les dépassements des plafonds d'encours et réagir avant que la situation ne se dégrade.
- La relance client dès les premiers jours de retard de paiement, accompagnée si nécessaire d'un blocage des nouvelles commandes pour préserver la trésorerie et inciter au règlement.
- Le recours à l'assurance-crédit, offrant une sécurisation supplémentaire des encaissements en transférant une partie du risque d'impayé vers un tiers spécialisé.
L'encours client, indicateur-clé de votre santé financière
L'encours client est un indicateur fondamental : il révèle directement la qualité du poste client et la performance de votre politique de recouvrement, dont dépendra en partie la trésorerie.
Un encours élevé oblige l'entreprise à puiser dans ses réserves ou à recourir à des financements externes coûteux. Le lien avec le besoin en fonds de roulement est direct : il augmente mécaniquement avec le niveau de l’encours.
En outre, le délai moyen de recouvrement (Days Sales Outstanding - DSO) qui mesure l’efficacité du recouvrement, découle directement de l'encours :
DSO = (Encours client / Chiffre d'affaires TTC) × nombre de jours de la période
En exprimant en jours le délai moyen entre l'émission des factures et leur encaissement, ce ratio surveillé par les créanciers et les établissements bancaires permet de réaliser des analyses comparatives par période et secteurs.
Tout comme pour le BFR, plus l’encours client est élevé, plus le DSO augmente : cela signifie que la situation se dégrade. A l’inverse, un encours client et un DSO qui baissent témoignent de l’efficacité de votre recouvrement.
Pour les banquiers, les investisseurs et même les fournisseurs, l'encours client est donc un signal fort : un encours maîtrisé témoigne d'une gestion rigoureuse et d'une relation client saine, tandis qu’un encours dérapant éveille les inquiétudes sur la qualité de la gestion et la solidité des clients.
Attention : un encours élevé n'est pas systématiquement négatif. Il peut simplement refléter une croissance forte de l'activité, avec un volume important de factures récemment émises. L'analyse doit donc prendre en compte la structure de l'encours : la proportion de factures échues par rapport aux factures non échues révèle la véritable situation.
Maîtriser l’encours client : étape par étape
1. Evaluer la solvabilité
- La maîtrise de l'encours débute en amont de la facturation, lorsqu’il est question d’évaluer la solvabilité des prospects.
- Le scoring client, qui attribue à chacun un niveau de risque basé sur des critères objectifs (historique de paiement, santé financière, ancienneté de la relation), détermine les conditions commerciales applicables, dont le plafond d’encours.
- Des solutions digitales professionnelles telles qu’Urba360 permettent de fiabiliser cette démarche.
2. Définir clairement les délais et modalités de paiement
L’étape suivante consiste à cadrer contractuellement cette décision, en établissant des conditions générales de ventes (CGV) complètes et sans ambiguïté : délais et modalités de paiement, et les pénalités applicables en cas de retard.
Vous pouvez inclure une clause de réserve de propriété, maintenant la propriété des marchandises jusqu'au paiement intégral.
3. Recouvrement : agir vite et se mobiliser collectivement
Accélérer ses procédures de recouvrement est un levier essentiel pour maintenir l’encours à un niveau bas. : la rapidité de facturation influence directement le délai d'encaissement.
Pour recouvrer rapidement, toute l’entreprise doit être mobilisée pour assurer un process fluide : à commencer par les équipes commerciales (premiers interlocuteurs des clients) qui doivent intégrer la dimension recouvrement dans la relation client.
Le crédit manager a un rôle crucial de chef d’orchestre non seulement des étapes administratives, mais également des collaborateurs dont l’énergie doit être déployée dans l’unique direction du recouvrement efficace.
4. Equipez-vous de solutions de paiement faciles
Vous pouvez réduire l’encours en facilitant le paiement aux clients, via des moyens rapides (prélèvement automatique, paiement en ligne) ou en incitant au paiement rapide via un escompte pour paiement anticipé, par exemple 2 % de réduction pour un règlement sous 10 jours.
Externaliser le recouvrement, pour optimiser l’encours client
Pour transférer le risque et la charge du recouvrement, plusieurs solutions externes existent :
- L'affacturage, qui transforme immédiatement tout ou partie des créances en liquidités, moyennant une commission d'affacturage (0,5 % à 3 % du CA financé) et une commission de financement sur les sommes avancées.
- L'assurance-crédit, protégeant contre le risque d'impayés en garantissant l'indemnisation à hauteur de 70 % à 90 % du montant des créances irrécouvrables. Cette solution a l’avantage de procurer une protection plus globale, alors que l’assureur évalue préalablement la solvabilité de chaque client et fixe des plafonds de garantie. Le coût est compris entre 0,1 % et 0,5 % du chiffre d'affaires assuré, selon le risque.
- La MCNE enfin, pour « mobilisation de créances nées à l'étranger », utile aux exportateurs qui obtiendront par son biais un financement bancaire sur leurs créances internationales.
L’arbitrage entre ces solutions pourra dépendre de la taille de l’entreprise, du niveau de risque accepté et des ressources internes pouvant être dédiées au recouvrement.
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Question fréquente
Quelle différence entre l’encours client et l’encours fournisseur ?
L'encours client représente ce que les clients doivent à l'entreprise : il immobilise de la trésorerie en attente d'encaissement.
L’encours fournisseur, lui, désigne l'ensemble des dettes de l'entreprise envers ses fournisseurs. Il s'inscrit au passif du bilan et constitue une source de financement temporaire.
L'équilibre à travailler entre ces deux encours influence directement le besoin en fonds de roulement (BFR) : un encours client élevé combiné à un encours fournisseur faible crée une tension de trésorerie, tandis que la situation inverse génère un volant de liquidités disponibles.
